数据资产目录梳理完毕后,组织就可以规范化编制数据资产台账了。数据资产台账作为管理数据资产的电子"账本",直观记录了数据资产的家底情况,是开展数据资产管理的重要工具。
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数据资产台账通过一系列结构化的信息项对数据资产进行描述管理。因此,台账信息项的设计直接关系到数据资产管理的广度和深度。一般来说,数据资产台账信息项的设计要全面覆盖数据资产管理模型的各项元数据,同时还要兼顾全组织的管理需求和未来发展需要。在实际设计过程中,组织一方面要全面梳理各业务部门和管理部门对数据资产管理的共性需求,争取将各方关注的重点内容纳入台账进行规范化管理;另一方面要高瞻远瞩,适度考虑支撑数据资产质量持续改进、价值深度利用、安全管控等未来发展需要。通过需求引导、头脑风暴、参考借鉴等方式,设计形成全面系统、满足多方需求的数据资产台账信息项。
在明确数据资产台账信息项后,还需要进一步设计台账的整体结构。一般采用主档和副档相结合的方式:在主档中登记数据资产的基础信息,作为数据资产目录清单;在副档中分类登记数据资产的其他管理信息,包括技术信息、业务信息、质量信息、安全信息、价值信息等,与主档形成一对多的关系。主档可直接利用已形成的数据资产目录,而副档则须依据元数据的分类进行结构化设计,形成独立的关联表。通过主副档的有机结合,既可对数据资产进行分类分级管理,又能保证数据资产信息的集中统一、关联分析。
高质量完整的信息是数据资产台账发挥效用的前提。各数据资产提供单位作为第一责任主体,要全面收集所辖数据资产的台账管理信息,并确保真实性、准确性、完整性。一方面,提供单位要组织开展数据普查,通过问卷调查、人工填报等方式,采集数据资产的业务属性、管理属性等人工可获取的信息;另一方面,要通过技术手段提取数据资产的技术元数据,运行数据质量分析工具评估数据资产质量现状,并适时开展数据资产价值评估。同时,提供单位还要建立台账信息定期更新机制,明确各项信息的更新周期、更新流程、责任人员,确保台账信息的持续准确、动态更新。
为保证数据资产台账编制过程规范有序,成果标准统一,组织要制定数据资产台账编制规范,明确编制的原则、流程、方法以及成果要求。编制规范一般包含以下主要内容:一是编制原则,如全面性、规范性、一致性、动态性等;二是编制主体,明确牵头部门、配合部门以及各自职责;三是编制流程,包括启动、采集、录入、审核、发布等环节的时间节点和交付成果;四是编制方法,对台账的填报、录入、校验方式进行详细说明;五是成果要求,规定台账的填报格式、命名规则、质量标准等。编制规范的建立,能够指导和规范数据资产台账的编制活动,为打造高质量的数据资产管理"台账"提供制度保障。
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